Een Document Management Systeem en versiebeheer. Hoe zijn deze twee met elkaar verbonden? Wat zijn de voordelen van een goed Document Management Systeem (kortweg DMS) en elke rol speelt versiebeheer hierin?

Alles digitaal

Veel organisaties willen tegenwoordig zoveel mogelijk digitaliseren. Papierwerk is ouderwets, inefficiënt en milieu onvriendelijk. Mede daardoor is digitalisering de standaard geworden. Een Document Management Systeem zorgt ervoor dat het digitaliseren van documenten mogelijk is. Alles digitaal in één systeem. Wel zo overzichtelijk en volledig in lijn met de digitale norm. 

Werk efficiënter

Daarnaast is het gebruik van een DMS systeem zeer efficiënt gebleken. Dat komt omdat zo’n systeem ervoor zorgt dat alles gemakkelijk terug te vinden is. Het doorzoeken van stapels papier? Dat is niet meer nodig. Dit scheelt gewoonweg een hoop tijd en dus ook geld. Waarschijnlijk weet je wel duizend dingen op te noemen waar je je tijd beter aan kunt besteden dan aan het zoeken van het juiste document. Verspil je tijd niet langer en stap over op een Document Management Systeem. 

Dit is versiebeheer

Nog een voordeel aan een Document Management Systeem heeft te maken met versiebeheer. Met een Document Management Systeem is het namelijk mogelijk om met meerdere mensen tegelijk in hetzelfde document te werken. Indien je iets wil bewerken, hoef je dus niet meer te wachten tot je collega’s klaar zijn met het bestand. Zo voorkom je ook dat verschillende versies van hetzelfde document rondgaan. Dit is in ruime zin de definitie van versiebeheer.

Een Document Management Systeem kan je dus helpen bij het verder digitaliseren van een bedrijf. Dat is belangrijk, zeker in tijden waarin die digitalisering de norm is geworden voor bedrijven. Ook is gebleken dat je simpelweg efficiënter kunt werken als je gebruik maakt van een Document Management Systeem. Vele stapels aan papier moeten doorzoeken is hiermee namelijk overbodig geworden. Zo blijft er meer tijd over voor de echt belangrijke zaken die je te doen hebt. Tot slot helpt het systeem bij versiebeheer, waarbij verschillende mensen tegelijkertijd aan hetzelfde bestand kunnen werken.